Что такое архивный шкаф, чем он отличается от бухгалтерского?

В современных офисах компаний и бизнес-центрах часто используется металлическая мебель. Чаще всего — для хранения документов, различных ценных бумаг и любой другой документации. Среди всех видов металлической мебели выделяет два похожих друг на друга типа — архивные и бухгалтерские шкафы. В этой статье мы рассмотрим особенности каждой из этих групп и изучим их отличия друг от друга.

Что такое архивные шкафы?

Архивные шкафы представляют собой металлические изделия, предназначенные для хранения документов компании, личных дел сотрудников, картотек и другой информации на бумажных носителях.

Эти изделия отличаются следующими особенностями:

• их изготавливают из листового металла толщиной до 2 мм, как правило, используются более тонкие материалы;
• они прочны, надежны и долговечны;
• стенки и дверцы покрыты порошковой краской, что предохраняет их от коррозии;
• благодаря особенностям материала, они не подвержены образованию плесени, нападениям насекомых или грызунов;
• уход осуществляется очень просто — достаточно вовремя удалять пыль с поверхностей;
• важное преимущество таких моделей перед сделанными из производных древесины (например, ЛДСП) — отсутствие в составе вредных, опасных или ядовитых компонентов;
• внутри есть полки, подходящие для хранения стандартных папок типа «Корона», «Дело» и т.д.;
• внутреннее пространство, как правило, можно адаптировать под свои нужды, например, размещать полки на нужной вам высоте;
• дверцы бывают распашными или раздвижными по типу купе;
• число дверей может быть разным, чаще всего, одна или две;
• размеры самих шкафов также отличаются — от небольших моделей, которые легко помещаются под столом, до крупных изделий под потолок;
• большинство моделей оснащены замками — либо почтовыми (несут номинальную функцию, сообщая добросовестным людям, что доступ закрыт), либо ригельными и даже сувальдными — такие модели дают серьезную защиту от взлома;
• в некоторых случаях архивные шкафы могут иметь определенный уровень противопожарной защиты.

Что такое бухгалтерские шкафы?

Бухгалтерские шкафы — это разновидность металлической мебели, предназначенная для хранения бухгалтерских документов. Они обычно размещаются в соответствующих подразделениях компаний, к ним имеют доступ только сотрудники бухгалтерии, а иногда — лишь главный бухгалтер.

Все особенности, актуальные для архивных шкафов, можно перенести и на бухгалтерские. Это такие же прочные, надежные, долговечные и безопасные для здоровья человека конструкции, обеспечивающие удобное и защищенное хранение важных документов.

Так как бухгалтерские документы требуют большей защиты, чем архивные, то и к надежности таких шкафов предъявляются более строгие требования.

Чем бухгалтерские шкафы отличаются от архивных?

К основным отличиям металлических шкафов для бухгалтеров относятся:

• корпус, сделанный из более прочных и устойчивых к внешним повреждениям цельных листов металла толщиной 1,5 мм и более;
• более надежные и защищенные от взлома замки — чаще всего, кодовые;
• зачастую — наличие нескольких отделений, каждое из которых закрывается на собственный замок, это позволяет контролировать уровни доступа к тем или иным документам;
• внутреннее пространство не просто разделено на полки, но и имеет трейзер — специальное небольшое отделение с собственной дверцей и замком, предназначенное для хранения наличных денег или особенно важных ценностей;
• более высокий уровень защиты от пыли и влаги — это важно, так как сохранность содержимого крайне значима;
• выше степень защиты от огня — если архивные шкафы часто имеют только естественную защиту, связанную с тем, что металл горит не так хорошо, как дерево, то бухгалтерские уже могут быть оборудованы специальными изоляционными материалами, либо просто предохранять от пламени лучше за счет более толстых стенок;
• увеличенная стоимость, связанная с усиленной защитой.

Несколько слов про сейфы

Важно понимать, что по-настоящему высокий уровень защиты от взлома, огня и других напастей вашим ценностям может обеспечить только качественный сейф.

Бухгалтерские шкафы занимают промежуточное место между обычными офисными металлическими шкафами и огнестойкими сейфами. Поэтому если в вашей компании хранятся бумаги, ценность которых особенно значима для вас, сейф нужно приобрести обязательно.

Выводы: какой шкаф выбрать — бухгалтерский или архивный

Эти два вида мебели во многом схожи. Настолько, что зачастую в обиходе их путают друг с другом. Естественно, при выборе продукции для вашей компании, у вас может появиться вопрос, какой из разновидностей стоит отдавать предпочтение?

Лучшее решение — не выбирать, а приобрести оба типа изделий:

• бухгалтерские шкафы — использовать для хранения важных документов, требующих надежной защиты;
• архивные — для размещения всей остальной бумажной документации.

Как правило, первый тип устанавливают в бухгалтериях и кадровых отделах, а второй — во всех остальных подразделениях. Соответственно, вторых будет больше.

Кроме того, потребуется 1-2 сейфа (для кабинета руководителя и главного бухгалтера) для хранения особо ценных вещей.

Можно ли закупить только шкафы одного типа, чтобы не усложнять процесс выбора? Это вполне логичный вопрос. В теории вы, конечно, можете делать так, как вам удобно. Но это — все же не лучшее решение. Если покупать только более надежные бухгалтерские шкафы, вы потратите лишние деньги на защиту бумаг, которые в ней не нуждаются. Если же остановиться только на архивных, то их взломостойкости может быть недостаточно. Последний вариант допустим только в том случае, если вы выбираете самые крепкие замки из всех представленных.

Если вы испытываете сложности с выбором модели, обращайтесь к консультантам интернет-магазина «Яша». В нашем каталоге представлены обе разновидности изделий, мы вникнем в вашу ситуацию и посоветуем, какой тип мебели подойдет вам оптимально.

Материал подготовлен сотрудниками компании «Яша»